Information Technology กับการบริหารธุรกิจโรงแรม

banner_fbsystem_01

ในการประกอบธุรกิจโรงแรมและที่พักนั้น การนำเอาเทคโนโลยีสารสนเทศ (IT) มาใช้งาน เป็นการช่วยให้สามารถทำงานได้รวดเร็ว มีความถูกต้อง และมีประสิทธิภาพ มากยิ่งขึ้น เทคโนโลยีสารสนเทศต่างๆ ที่มีการพัฒนาขึ้นมาใช้งานในธุรกิจโรงแรมและที่พักนั้นช่วยเพิ่มศักยภาพในการแข่งขันของธุรกิจในอุตสหกรรมเดียวกันอีกด้วย

เทคโนโลยีสารสนเทศที่มีการพัฒนาขึ้นมาใช้งานกับธุรกิจโรงแรมและที่พักนั้น มีมากมายหลายหลากเพื่อให้สามารถครอบคลุมการดำเนินการในทุกๆ ด้านของธุรกิจ เรามาดูกันว่าเทคโนโลยีสารสนเทศสำหรับธุรกิจโรงแรม/ที่พักนั้นมีอะไรกันบ้าง

1.  Property Management System หรือ Primary Management System (PMS) เป็นระบบพื้นฐานและเป็นระบบหลักสำหรับบริหารจัดการโรงแรม ที่หัวใจของระบบนี้คือการบริหารจัดการห้องพักเป็นสำคัญ อันประกอบไปด้วยระบบหลักๆ คือ

  • Front Office ที่ใช้ในการปฏิบัติงานและบริหารเกี่ยวกับการจอง การลงทะเบียนผู้เข้าพัก ข้อมูลผู้เข้าพัก สถานะห้องพัก ค่าใช้จ่ายของแขกที่เข้าพัก
  • Back Office ใช้ในการตรวจเช็คข้อมูล สถานะของห้องพักสำหรับการปฏิบัติงานสนับสนุนของแผนกต่างๆ
  • ระบบเชื่อมต่อกับระบบการทำงานอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง

2.  Accountant System หรือระบบบัญชี สำหรับใช้ในการคิดคำนวณทางด้านบัญชีแยกประเภทต่างๆ ภายในโรงแรม โดยเฉพาะอย่างยิ่งการใช้งานในด้านบริหารรายได้ค่าห้องพัก และบริการอื่นๆ ตลอดจนการบริหารทรัพย์สินต่างๆ ของโรงแรมที่ใช้ในการคิดคำนวณทางด้านบัญชีต่างๆ อาทิสินค้าคงคลัง (Inventory)  สินทรัพย์ (Assets) ฯลฯ ซึ่งระบบนี้สามารถทำงานได้ทั้งแบบอิสระสำหรับงานด้านบัญชีทั่วไป และต่อเชื่อมระบบกับ PMS เพื่อรับการโพสต์บัญชีค่าใช้จ่ายต่างๆ ของแขกที่มาพักในโรงแรมเข้าสู่ระบบ

3.  Piont of Sales หรือ POS เป็นระบบบริหารการขายสินค้า ณ จุดขายต่างๆ ภายในโรงแรม เช่น ร้านอาหาร บาร์ เป็นต้น ที่มีการซื้อขายสินค้า และบริการต่างๆ ในแต่ละจุด เพื่อให้สามารถคิดคำนวณรายได้ และสินค้าคงคลังของแต่ละจุดขาย สามารถทำงานได้แบบอิสระ และผ่านการเชื่อมต่อระบบเข้ากับ PMS และ/หรือ ระบบบัญชีของโรงแรม (บางรายการไม่ต้องโพสต์เข้าระบบ PMS แต่โพสต์ไปยังระบบบัญชีโดยตรง เช่น รายการสินค้าคงคลัง และการจำหน่ายสินค้าที่ไม่เกี่ยวข้องกับแขก หรือห้องพักแขก ที่จะใช้ฐานข้อมูลแยกจากระบบ PMS)

4.  Telephone Management System หรือ TMS เป็นบริหารจัดการเกี่ยวกับการใช้โทรศัพท์ภายในโรงแรม ที่มีการคิดคำนวณเกี่ยวกับการใช้บริการโทรศัพท์ภายในโรงแรม/ที่พักของแขก แล้วจะทำการโพสต์ค่าใช้จ่ายเข้าสู่ระบบ PMS ไปยัง Guest Folio ผ่านระบบการเชื่อมต่อ ระบบบริหารจัดการโทรศัพท์ในปัจจุบันมักจะมีการเพิ่มเอาระบบ Voice Mail Box เข้ามาให้บริการแขกที่เข้าพักเพิ่มเติมอีกด้วย

5.  Video Management System หรือ VMS เป็นระบบที่เกี่ยวข้องกับการให้บริการทางด้านความบันเทิงภายในห้องพักแขกตามความต้องการ (Video on demand/Pay per view movie) ซึ่งในปัจจุบันมีการบริการที่ก้าวหน้าไปถึงการให้บริการสื่อระบบดิจิตอลต่างๆ ไปยังห้องพักแขก ทั้งสื่อประเภทเพื่อความบันเทิง (Entertainment) และสื่อเพื่อให้ความรู้ (Education) เพื่อให้ใช้บริการได้กับทุกคนในครอบครัวที่รวมกันแล้วเรียกว่า Edutainment

6.  Guest Internet System หรือระบบให้บริการอินเทอร์เน็ตสำหรับแขกที่มาใช้บริการภายในโรงแรมทั้งภายในห้องพักแขก Business Center ห้องประชุมสัมนา และบริเวณพื้นที่สาธารณะ เพื่อเป็นการควบควมและบริหารการใช้งานอินเทอร์เน็ตของแขกตามนโยบายที่ทางโรงแรมกำหนด ถ้ามีการคิดค่าใช้จ่าย ก็จะมีการคำนวณค่าใช้จ่ายแล้วโพสต์ค่าใช้จ่ายผ่านระบบเชื่อมต่อ เข้า Guest Folio ในระบบ PMS ของโรงแรมต่อไป

7.  Online Distribution System/Electronics Distribution System หรือระบบการจัดจัดหน่ายห้องพักผ่านช่องทางการจัดจำหน่ายออนไลน์ ที่มีการขายแบบ Real Time อาทิ GDS, IDS, CRS, Hotel Website ที่เป็นระบบแบบ Real Time และ Interactive ที่ลูกค้าสามารถจะตรวจสอบสถานะห้องว่าง ราคาที่เป็นปัจจุบัน และทำการจอง และยืนยันการจองได้ในทันทีแบบอัตโนมัติ ระบบนี้มีทั้งแบบทำงานโดยอิสระ หรือทำงานเชื่อมต่อกับระบบ PMS ของโรงแรมเลยก็ได้

 8.  Conference & Events เป็นระบบที่ใช้ในการบริหารจัดการด้านการขายและการจัดการห้องประชุมสัมนา หรือการจัดเลี้ยงต่างๆ ภายในโรงแรมที่เน้นทางด้านการให้บริการห้องประชุม/สัมนา และจัดเลี้ยง บางระบบจะทำงานแบบอิสระ บางระบบอาจจะเชื่อมต่อกับ PMS เพื่อทำการจองห้องพัก และโพสต์ค่าใช้จ่ายเข้า Folio ของห้องพักแขกได้ บางระบบอาจจะเรียกว่า Sales & Cartering

9.  Membership Management System หรือระบบบริหารงานสมาชิก เหมาะสำหรับโรงแรม/สถานที่พัก ที่มุ่งเน้นทางด้านการขายสินค้าและบริการให้กับสมาชิก และการสร้าง Loyalty กับลูกค้าของตนเอง เพื่อการบริหารจัดการที่มีประสิทธิภาพ

10. Payroll and Time Control System หรือระบบการบริหารบัญชีเงินเดือน และเวลาการทำงานของพนักงาน ที่จะมีการบันทึกเวลาการเข้า-ออกงาน และนำไปคำนวณบัญชีเงินเดือนของพนักงานแต่ละคนโดยอัตโนมัติ ซึ่งอาจจะสามารถทำการเชื่อมโยงระบบไปกับระบบบัญชีหลักของโรงแรมด้วยก็ได้

11. Customer Relationship Management System (CRM) หรือระบบบริหารความสัมพันธ์ลูกค้า สำหรับโรงแรม/ที่พัก ที่มุ่งเน้นในด้านการรักษาลูกค้า และเพิ่มพูนธุรกิจผ่านทางลูกค้าเก่าที่มีประสบการณ์ของทางโรงแรม จะนำเอาระบบนี้เข้ามาใช้งาน ซึ่งอาจจะเป็นการใช้งานแบบอิสระ หรือการเชื่อมโยงฐานข้อมูลกับระบบ PMS หลักของโรงแรม และระบบบริหารจัดการรายชื่อผู้ติดต่อในระบบอื่นๆ ที่ใช้งานอยู่ด้วยก็ได้

12. Availability Management System หรือระบบบริหารจัดการพื้นที่ สำหรับบริการอื่นๆ ภายในโรงแรม ที่จำเป็นต้องมีการสำรองพื้นที่ไว้ล่วงหน้า เล่น ที่นั่งในร้านอาหาร สำหรับร้านอาหารที่ได้รับความนิยม หรือพื้นที่นั่งชมการแสดง สำหรับการแสดงต่างๆ ที่จัดขึ้นภายในบริเวณโรงแรม หรือ การจองพื้นที่สำหรับบริการ Spa เป็นต้น

นอกจากระบบต่างๆ ที่กล่าวไปแล้วข้างต้นนั้น ก็ยังมีระบบเทคโนโลยีเทคโนโลยีสารสนเทศอื่นๆ ที่ได้มีการพัฒนาขึ้นมาสนับสนุนการบริหารจัดการธุรกิจโรงแรม/ที่พักเฉพาะด้านอีกมากมาย

จะสังเกตได้ว่าระบบเทคโนโลยีสารสนเทศต่างๆ ที่มีการพัฒนาขึ้นมาใช้งานภายในโรงแรมนั้น ส่วนใหญ่จะพัฒนาขึ้นมาให้สามารถเชื่อมต่อข้อมูลกับระบบ PMS และระบบบริหารจัดการด้านอื่นๆ ของทางโรงแรมได้ เพื่อเป็นการใช้ทรัพยากรทางด้านข้อมูลพื้นฐานร่วมกัน ลดความซ้ำซ้อนในการทำงาน ประหยัดเวลาในการเข้าถึงข้อมูล ลดการใช้งานเอกสารที่เป็นกระดาษ สามารถนำเอาฐานข้อมูลจากระบบต่างๆ มาใช้งานร่วมกันในการทำรายงานการปฏิบัติงาน หรือรายงานเพื่อการวิเคราะห์ตัดสินใจ ซึ่งเป็นการบูรณาการเทคโนโลยีสารสนเทศของการบริหารจัดการงานต่างๆ เข้าด้วยกัน เพื่อให้เกิดพลัง (Synergy) และประสิทธิภาพในการบริหารจัดการโรงแรม/ที่พักนั่นเอง

ขอบคุณที่มาข้อมูล http://www.ihotelguru.com/

26 สิ่งที่ควรรู้ก่อนคิดจะทำเว็บไซต์

ก่อนที่จะทำเว็บไซต์เพื่อจุดประสงค์ใดก็ตาม นี่คือ 26 สิ่งที่คุณควรรู้ก่อนลงมือทำ ซึ่งทำการรวบรวมโดย Pixaal เอเจนซี่ด้านการตลาด และมีความเชี่ยวชาญในการพัฒนาเว็บไซต์เพื่อให้ตอบโจทย์ลูกค้า

26 สิ่งที่ควรรู้ก่อนคิดจะทำเว็บไซต์

แหล่งที่มา

 

 

“เว็บไซต์ที่ดี สร้างความเชื่อมั่น และ โอกาสทางธุรกิจคุณได้”

SP Design Marketing

  • สามารถรองรับการการใช้งานเว็บบนสมาร์ทโฟน
  • รองรับ SEO (Search engine optimization)
  • ติดตั้ง Google Analytics ให้บนเว็บไซต์คุณ
  •  ออกแบบสวยงามทันสมัยging!